Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự: tại sao một nửa các hướng dẫn trên mạng đã lỗi thời

Hai thủ tục thường xuyên bị nhầm lẫn

Bằng tốt nghiệp, văn bằng hoặc giấy xác nhận chính thức do một quốc gia cấp không tự nhiên có giá trị tại quốc gia khác. Để một trường đại học chấp nhận, tính xác thực của chữ ký và con dấu phải được xác nhận. Có hai thủ tục khác nhau cho việc này, và bạn không chọn giữa chúng — lựa chọn phụ thuộc vào việc cả hai quốc gia có cùng tham gia một điều ước quốc tế hay không.

Apostille là một chứng nhận duy nhất do cơ quan có thẩm quyền cấp tại quốc gia nơi văn bản đó được ban hành. Với nó, văn bản sẽ được chấp nhận tại mọi quốc gia thành viên của Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa các giấy tờ công cộng nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự là một chuỗi: xác nhận bởi một bộ trong nước, sau đó bởi bộ ngoại giao, rồi bởi lãnh sự quán của quốc gia tiếp nhận. Thủ tục này chậm hơn, đắt đỏ hơn và được sử dụng ở nơi Công ước không áp dụng.

Nhầm lẫn giữa hai loại này rất tốn kém: mọi người thực hiện quy trình ba bước trong khi chỉ cần một con dấu là đủ.

Trung Quốc: không còn cần hợp pháp hóa kể từ ngày 7 tháng 11 năm 2023

Đây là thay đổi quan trọng trong những năm gần đây, và chính xác là điều mà hầu hết các hướng dẫn vẫn chưa cập nhật.

Trung Quốc đã gia nhập Công ước La Hay vào ngày 8 tháng 3 năm 2023, và nó có hiệu lực đối với Trung Quốc vào ngày 7 tháng 11 năm 2023. Kể từ ngày đó, các văn bản công cộng trao đổi giữa Trung Quốc và các quốc gia thành viên khác chỉ cần Apostille, và không còn yêu cầu xác thực lãnh sự nữa.

Đối với người nộp đơn từ một quốc gia thành viên, điều này có nghĩa đơn giản là: một văn bằng hoặc chứng chỉ có gắn Apostille được cấp tại quê nhà sẽ được trường đại học Trung Quốc chấp nhận mà không cần đến lãnh sự quán Trung Quốc.

Hai chi tiết cần lưu ý. Trong nội địa Trung Quốc, Apostille trên các văn bản Trung Quốc được cấp bởi Bộ Ngoại giao và các văn phòng ngoại vụ địa phương được ủy quyền. Tại Hồng Kông và Ma Cao, Công ước đã có hiệu lực từ trước năm 2023 — không có gì thay đổi ở đó.

Nơi nào Apostille là đủ, và nơi nào không

Nga đã là thành viên từ ngày 31 tháng 5 năm 1992, nên vấn đề chỉ còn là liệu quốc gia tiếp nhận có là thành viên hay không. Đối với các điểm đến mà chúng tôi làm việc cùng, tình hình như sau.

• Apostille là đủ: Trung Quốc (kể từ 07.11.2023), Đức, Pháp, Ý, Tây Ban Nha, Cộng hòa Séc, Ba Lan, Hungary, Thổ Nhĩ Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc.
• Apostille không áp dụng — cần hợp pháp hóa: UAE và Malaysia. Cả hai đều không phải là thành viên của Công ước, nên các văn bản phải trải qua thủ tục lãnh sự thông thường; tại UAE, việc chứng thực được xử lý bởi Bộ Ngoại giao.

Apostille, dịch thuật và công chứng là ba hành động khác nhau

Nguồn gốc thứ ba của sự nhầm lẫn là coi Apostille như một loại bản dịch sang ngôn ngữ quốc tế. Nó không phải vậy.

Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký và con dấu trên một văn bản. Nó không nói gì về nội dung và không làm cho văn bản trở nên dễ đọc đối với người nhận. Dịch thuật là một hành động riêng biệt. Công chứng bản dịch đó lại là một hành động khác.

Hệ quả thực tế: có Apostille không loại bỏ yêu cầu dịch thuật, và có bản dịch công chứng cũng không thay thế được Apostille. Đây là ba yêu cầu độc lập, và trường đại học có thể yêu cầu bất kỳ sự kết hợp nào trong số đó.

Cơ sở tiếp nhận quyết định trình tự

Sai lầm đắt giá ở đây không phải là chọn sai thủ tục mà là thực hiện không đúng trình tự. Việc Apostille được đóng trên bản gốc hay bản sao công chứng, việc dịch thuật diễn ra trước hay sau đó, liệu bản dịch có cần Apostille hay không — tất cả đều khác nhau.

Không có câu trả lời chung cho mọi trường hợp, và bất kỳ bài viết nào đưa ra một công thức duy nhất đều gây hiểu lầm. Quy định được đặt ra bởi người tiếp nhận văn bản: trường đại học cụ thể, đôi khi là khoa cụ thể.

Vì vậy trình tự là: trước tiên hãy gửi văn bản hỏi trường đại học về hình thức văn bản mà họ yêu cầu, sau đó mới đến công chứng, dịch thuật và Apostille. Làm lại trên giấy rẻ hơn nhiều so với việc làm lại sau khi đã đóng tiền.

Ý là một trường hợp đặc biệt, nơi việc công nhận bằng cấp được bổ sung thêm: liệu trường đại học muốn Dichiarazione di valore hay xác nhận CIMEA. Điều này đã được giải thích trong bài viết về trình tự giấy tờ cho Ý.

Những điều cần kiểm tra trước khi chi trả bất cứ khoản phí nào

Một danh sách ngắn giúp tiết kiệm cả tiền bạc lẫn hàng tuần chờ đợi.

• Liệu quốc gia tiếp nhận có là thành viên của Công ước La Hay không — điều đó quyết định giữa Apostille và hợp pháp hóa.
• Liệu hướng dẫn bạn tìm thấy có mô tả quy trình trước tháng 11 năm 2023 hay không, nếu liên quan đến Trung Quốc.
• Trường đại học yêu cầu chính xác những gì: bản gốc, bản sao công chứng, bản dịch, và theo trình tự nào.
• Liệu bản dịch có cần một Apostille riêng biệt hay không — yêu cầu này tồn tại và thường chỉ được phát hiện vào phút chót.
• Thời gian xử lý tại khu vực của bạn: chúng khác nhau, còn thời hạn nộp đơn thì không.

Tại sao điều này quan trọng hơn vẻ ngoài của nó

Giấy tờ hiếm khi là lý do khiến đơn đăng ký bị từ chối. Chúng thường xuyên là lý do khiến đơn bị nộp muộn — và ở hầu hết các quốc gia, bỏ lỡ thời hạn có nghĩa là mất cả một năm.

Tin tốt là đây là phần duy nhất của quá trình nhập học chỉ phụ thuộc vào trình tự và không gì khác. Không phụ thuộc vào sự cạnh tranh, không phụ thuộc vào điểm số, không phụ thuộc vào may mắn.

Các câu hỏi thường gặp